E-mailek, termékleírások és rendelések – a billentyűzet nézése nélkül

Kis cégnél te írsz mindent

Egy kisvállalkozásban a szövegeket általában nincs kinek átadni. A reklamációra adott választ, az új termék leírását, a beszállítónak szóló e-mailt és a hírlevél szövegét gyakran ugyanaz az ember írja meg. Talán éppen te.

Az írás könnyen elsikkad a nap során: nem látszik munkának, pedig a munka nagy részét kiteszi. A Microsoft 2023-ban a saját irodai alkalmazásainak adataiból azt állapította meg, hogy az átlagos munkavállaló a Microsoft 365-ben töltött idejének 57%-ában kommunikál: értekezleteken, e-mailben és chaten. A webshoptulajdonos ezenfelül termékleírásokat, rendelésekhez fűzött megjegyzéseket és értékelésekre adott válaszokat is ír.

Egy átlagos nap egy kis webshopban így nézhet ki: reggel válaszolsz az éjszaka érkezett üzenetekre, délelőtt rendelésekkel és számlákkal foglalkozol, délután új termékek leírását írod, este pedig még válaszolsz egy értékelésre. Ez mind gépelés, csak nem így hívjuk.

Az Ujjrend nem változtat azon, mennyit kell megírnod. Azon viszont igen, hogyan megy: kevesebb betűkeresés, kevesebb javítás és több figyelem arra, amit mondani szeretnél.

Ha a szövegeket te írod, a billentyűzet előtt töltött minden perc a te perced.

Az ügyfelek írnak, te válaszolsz

Az online vásárlás ma már mindennapos. Minden vásárlás hozhat egy kérdést, egy módosítást vagy egy reklamációt, és ezekre neked kell válaszolnod.

A gyors és érthető válasz a szolgáltatás része. Ha gépelés közben a betűket keresed, minden e-mail tovább tart, és könnyebben átsiklik a szemed egy elírt néven, címen vagy összegen.

A sablonválaszok sok gépeléstől megkímélnek, de azokat is minden alkalommal igazítani kell: megszólítás, rendelésszám, a konkrét probléma, új szállítási határidő. Egy elütés éppen ezeken a helyeken fáj a legjobban, mert egy konkrét emberről és az ő pénzéről van szó.

Tízujjas gépelésnél a szemed a képernyőn marad, így az elütést rögtön észreveszed. Ha pedig bizonytalan vagy a válasz hangnemében, marad időd elküldés előtt még egyszer elolvasni. Ezeket a szövegeket írod újra és újra:

• válaszok a vásárlás előtti kérdésekre,
• a módosítások és a szállítási határidők visszaigazolása,
• reklamációk és visszaküldések,
• válaszok az értékelésekre és a hozzászólásokra,
• e-mailek a beszállítóknak és a futárszolgálatoknak (például a GLS-nek, a Foxpostnak vagy a Packetának).

Az idő pénz, de számoljunk tisztességesen

Az American Express és a Small Business Saturday UK kezdeményezés felmérésében 1000 brit kis- és középvállalkozás tulajdonosa úgy becsülte, hogy átlagosan heti 11 órát fordít adminisztrációra és pénzügyekre. Brit felmérésről és becslésekről van szó, nem mérésről. Mégis jól mutatja, mennyi idő megy el az értékesítésen kívül.

Hogy ebből mennyi a puszta gépelés, az cégenként más. Saját szövegnél ráadásul gondolkodsz is, így nem a billentyűzet az egyetlen, ami lassít. Egy 1999-es vizsgálatban a résztvevők szövegmásoláskor átlagosan percenként 33 szót gépeltek (kb. 165 leütés/perc), saját szöveg megfogalmazásakor csak 19-et (kb. 95 leütés/perc).

Egy példa a szemléltetésre: ha naponta 2000 szót írsz, és percenként 26 szót gépelsz – ez az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában a leglassabb tized felső határa, kb. 130 leütés/perc –, akkor a puszta gépelés nagyjából 77 percet vesz igénybe. Az átlagos 52 szó/perc (kb. 260 leütés/perc) mellett ez körülbelül 38 perc. A különbség naponta közel 40 perc. A saját számaidat beírhatod a „Miért az Ujjrend” oldal kalkulátorába.

A céloknál is érdemes reálisnak lenni. Ha ma percenként 25 szót írsz, ne várd, hogy egy hét alatt megduplázod. Okosabb hétről hétre követni a változást a gyakorlatok előzményeiben, és örülni annak, hogy kevesebb a hiba, és a szemed ritkábban téved a billentyűzetre.

A tanfolyam nem tünteti el az adminisztrációt. De elveheti belőle azt az időt, amelyet most a betűk keresésével töltesz.

Írsz, miközben az ügyfél beszél

Egy telefonhívás az ügyféllel, a beszállítóval vagy a futárral gyakran azt jelenti, hogy egyszerre hallgatsz és írsz: rendelésszám, cím, új határidő. Ha közben a billentyűket kell nézned, háromfelé osztod a figyelmedet: a hívás, a képernyő és a billentyűzet között.

A finn Aalto Egyetem kutatói azt mérték, hová néznek az emberek gépelés közben. Akik tíz ujjal gépeltek, az idejük nagyjából ötödében nézték a billentyűzetet, az autodidakták 41%-ában. A szerzők hozzáteszik, hogy az autodidakták éppen azoknál a feladatoknál lehetnek hátrányban, ahol a képernyőt kell figyelni.

Tízujjas gépelésnél a kezed tudja, hol vannak a betűk, te pedig arra figyelhetsz, mit mond az ügyfél, és jól írtad-e le. Nem ígérjük, hogy egyszerre írni és figyelni erőfeszítés nélkül megy. De ha nem kell a billentyűket keresned, több figyelmed marad a beszélgetésre. Tipikus helyzetek, amikor ennek hasznát veszed:

• a szállítási cím vagy határidő módosítása hívás közben,
• jegyzetek a reklamációhoz, miközben az ügyfél elmondja a problémát,
• csomagszámok és kódok, amelyeket a futár diktál,
• a beszállítóval kötött megállapodás rögzítése videohívás közben.

A szem a képernyőn, a fül az ügyfélnél, a kéz a billentyűzeten.

Rendelésszámok, összegek és dátumok

A webshop tele van számokkal: rendelésszámok, irányítószámok, telefonszámok, összegek, utalási közlemények és szállítási dátumok. A számoknál a helyesírás-ellenőrző nem segít. Egy felcserélt számjegy az összegben vagy az irányítószámban könnyen elkerüli a figyelmedet.

A magyar billentyűzeten a számjegyeket a számsorban Shift nélkül éred el, az olyan jeleket viszont, mint a @ és a €, Windowson az AltGr billentyűvel kell beírni, és ezt gyakorolni kell. Az Ujjrend hatodik modulja éppen a számokról és a jelekről szól: számjegyek, írásjelek, kukac, euró- és egyéb jelek, valamint a numerikus billentyűzet, amely összegeknél és táblázatoknál jön jól.

A dátumoknak, időpontoknak és sorszámoknak megvannak a maguk csapdái: pontok, kettőspontok és perjelek. A vesszőt és a pontot az alsó sorban találod, a kettőspontot a Shift és a pont együtt adja. Az Ujjrendben ezeket az alsó sorról, illetve a nagybetűkről és írásjelekről szóló modulban gyakorolhatod, a perjelet, a zárójeleket és a százalékjelet pedig a számokról és jelekről szóló modulban.

Kódok begépelésére épült a gépírás tanulásáról szóló klasszikus, 1978-as vizsgálat is: postai dolgozók tanultak benne betűkből és számokból álló kódokat gépelni a levelek válogatásához. Azok tanultak a leghatékonyabban, akik naponta egy órát gyakoroltak, nem pedig azok, akik hosszabb blokkokban.

Az Ujjrendben minden gyakorlat után látod, mely billentyűk lassítanak, és melyeket kevered össze. Ha a számjegyek, az eurójel vagy a kukac okoz gondot, külön gyakorlásra is kiválaszthatod őket.

Termékleírások és weboldalszövegek

Egy jó termékleírás nem sikerül elsőre. Írsz, törölsz, átrendezed a mondatokat. Az ilyen írásnál a gépelés sebessége kevésbé látszik, mint másoláskor, mert az idő nagy részében gondolkodsz.

Egy dolog mégis segít. Az Aalto Egyetem kutatói észrevették, hogy a gyors gépelők, még az autodidakták is, ugyanazt a billentyűt mindig ugyanazzal az ujjal ütik le. Szerintük ez csökkentheti a bizonytalanságot azzal kapcsolatban, hogy melyik billentyűhöz melyik ujj tartozik, és így a billentyűzetre nézés szükségét is. Ha nem a betűket keresed, nem kell megszakítanod a mondatot, amelyet éppen a fejedben formálsz.

Szövegírásnál a betűkön kívül más is számít: a Shift, az írásjelek, az idézőjelek, a zárójelek, a százalékjel. Az Ujjrend ezeket is gyakoroltatja, ahogy az ékezetes nagybetűket is.

Ha új kollekció érkezik, és tucatnyi leírást írsz egyszerre, minden apróság megsokszorozódik: egy zárójel keresése, egy elírt terméknév javítása, a tekintet visszatalálása a billentyűzetről a szövegre. Külön-külön csak másodpercek, együtt viszont egy délután jó része is elmehet rájuk.

A cél nem a sebesség. A cél az, hogy a billentyűzet ne zavarjon gondolkodás közben.

Mit látsz minden gyakorlat után

Minden gyakorlat után olyan összesítést kapsz, amelynek a könyvelőd is örülne: leütés/perc és szó/perc, hibaarány, pontosság, javított és javítatlan hibák, ritmus, minden billentyű reakcióideje és a leggyakoribb tévesztések, például a z és az y összekeverése.

Webshopnál a javítatlan hibák a legfontosabbak, hiszen ezek jutnak el az ügyfélhez. Az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában a beküldött szövegekben átlagosan 1,2% volt a hibás karakter, miközben a résztvevők mondatonként átlagosan több mint két javítást végeztek. A gyorsabb gépelők kevesebbet hibáztak, és kevesebbet is javítottak.

Az egyes billentyűk reakcióideje megmutatja, hol bizonytalanodsz el. Ha például az ő vagy a 7-es nálad észrevehetően tovább tart, mint a többi billentyű, a napi edzés gyakrabban veszi elő őket. Semmit sem kell beállítanod, az edzés magától összeáll.

A javítatlan hibát az ügyfél is látja. Erre figyelj a legjobban.

Gyakorlás érdekes témájú szövegeken

Az Ujjrend gyakorlószövegei nem véletlenszerű szavakból állnak. Több téma közül választhatsz, például a „Munka és karrier”, a „Pénz és pénzügyek” vagy a „Pszichológia és szokások” közül. A szöveg begépelése után egy rövid kérdés következik, így az ujjaid edzése mellett tanulsz is valamit.

A napi edzés 5, 10, 15 vagy 20 percig tart. A gyenge billentyűidből, a gyengülni kezdő billentyűkből és a választott téma szövegéből áll össze. Öt perc két csomag becsomagolása között is belefér.

Ha tudod, mi lassít, konkrét billentyűket is kiválaszthatsz gyakorlásra, például az ő-t és az ű-t, ha folyton elbizonytalanodsz rajtuk, vagy a számjegyeket, ha gyakran írsz be összegeket.

A szövegek magyar nyelvűek, ékezetekkel és írásjelekkel, így ugyanazokat a betűket és jeleket gyakorlod, amelyeket utána az ügyfeleidnek írsz. A végén a kérdés emlékeztet rá, hogy a szöveg nem csupán betűsor, hanem tartalom is, amelyet érdemes megérteni.

Mennyi időt vesz igénybe

A tanfolyam hat modulban 30 leckéből áll, a végén záróvizsgával. Egy lecke 5–8 percig tart, összesen nagyjából két és fél–négy óra. Napi egy leckével nagyjából egy hónap alatt végzel.

Az alapokat viszonylag gyorsan el lehet sajátítani. Nagy sebességhez viszont a kutatók szerint több száz óra tudatos gyakorlás kell. Ezért a tanfolyam után jön a napi edzés, amely pontosan arra összpontosít, ami lassít.

Az elején lassabban mehet az írás, mint eddig, amíg a kezed megszokja az új helyeket. Ezért érdemes egy nyugodtabb héten kezdeni, nem közvetlenül a karácsonyi roham előtt.

A tanfolyam után néhány hetente ismételd meg az egyperces sebességtesztet. A saját korábbi eredményeidhez mérd magad, ne másokéhoz, és látni fogod, meglátszik-e az edzés a sebességen és a hibák számán.

Kezdj egy nyugodtabb héten, ne a szezon közepén.