E-mailek, jegyzőkönyvek és számlák – a billentyűzet nézése nélkül

Az iroda az íráson áll

Az irodai és adminisztratív munkakörök többségében a szöveg és az adat a lényeg: így van ez a titkároknál, az adatrögzítőknél, a jegyzőkönyvvezetőknél, az ügyfélszolgálatosoknál, a recepciósoknál, a könyvelési és bérszámfejtési munkatársaknál is. Akármi áll a munkaköri leírásodban, a fő eszközöd valószínűleg ugyanaz: a billentyűzet.

Egy irodában sok mindent le kell írni: ügyfélkéréseket, iktatott iratokat, szerződésszámokat, határidőket. Mindez valakinek a gépelésén megy át, és gyakran többen dolgoznak tovább vele.

Aki egész nap ír, annak megéri billentyűkeresés nélkül írni.

E-mailek, chat és hibajegyek

A Microsoft 2023-ban a saját irodai alkalmazásainak adataiból azt állapította meg, hogy az átlagos munkavállaló a Microsoft 365-ben töltött idejének 57%-ában kommunikál: értekezleteken, e-mailben és chaten. A maradék 43% dokumentumokra, táblázatokra és prezentációkra jut.

Ugyanezen adatok szerint az e-mailt legtöbbet használó negyed hetente 8,8 órát tölt levelezéssel. Ezek egy szoftvercég adatai a saját alkalmazásaiból, nem magyarországi statisztika, de jól mutatják, mennyi munka zajlik írásban.

A sablonok és a kész válaszok sok gépeléstől megkímélnek, de minden alkalommal igazítani kell őket: megszólítás, szerződésszám, dátum, összeg és a konkrét kérés. Ezek a szövegrészek a legérzékenyebbek az elütésre. Aki nem a billentyűket nézi, az elütést már gépelés közben észreveheti, és nem az elküldött levélben szembesül vele.

Az Ujjrendben saját szöveget is beilleszthetsz gyakorlásra, például egy e-mailt, amelyet minden héten megírsz. Ha most azért maradnak le ékezetek, mert keresned kell őket, a negyedik modul kifejezetten az ékezetes betűket (á, é, í, ó, ö, ő, ú, ü, ű) gyakoroltatja. Az „Irodalom és nyelv” téma szövegei pedig gyakorlás közben a magyar nyelv sajátosságairól is mesélnek.

A sablon megspórolja a gépelés nagy részét. A nevet, a számot és az összeget viszont te írod be.

Átírás és jegyzőkönyvek

Az irodában kevesen ússzák meg az átírást: adatok papíralapú kérelmekből, szöveg beszkennelt dokumentumból, egy megbeszélésen készült jegyzetek vagy a főnök diktálása. Papírról másolva a tekinteted a papír, a képernyő és a billentyűzet között ingázik.

Az Aalto Egyetem kutatásában a tízujjas gépelők az idejük nagyjából ötödében nézték a billentyűzetet, az autodidakták 41%-ában. Aki nem a billentyűket nézi, annak a tekintete csak a papír és a képernyő között vált.

A jegyzőkönyv más műfaj. Nem szó szerint írsz, hanem hallgatsz, kiválasztod a lényeget, és megfogalmazod. Egy 1999-es vizsgálatban a résztvevők szövegmásoláskor átlagosan percenként 33 szót gépeltek (kb. 165 leütés/perc), saját szöveg megfogalmazásakor csak 19-et (kb. 95 leütés/perc). Jegyzőkönyvírásnál ezért az segít, ha az ujjaidnak nincs szükségük a figyelmedre, így az a beszélgetésnél maradhat.

Egy régi jegyzőkönyvet a személyes adatok törlése után beilleszthetsz az Ujjrendbe saját szövegként, és azokat a szavakat gyakorolhatod, amelyeket tényleg használsz. A megbeszélésen aztán arra figyelj, amit pontosan kell rögzíteni:

• nevek és beosztások,
• határidők és időpontok,
• összegek és iktatószámok,
• feladatok és felelősök.

Űrlapok, rendszerek és az elütés ára

Az irodai munka nagy része adatrögzítés: kérelmek az iratkezelő rendszerbe, rendelések a vállalatirányítási rendszerbe, szerződések a nyilvántartásba, bejelentések a hibajegykezelőbe. Az elütés itt nem csupán szépséghiba: az első ránézésre helyesnek tűnő szám továbbkerül a számlára, a bérszámfejtésbe és a statisztikába.

A számláknál ez jól látszik. Ha egy kiállított számlán hiba van, módosító vagy érvénytelenítő számlát kell kiállítani, vagyis egy elütésből újabb bizonylat lesz. Magyarországon a számlázóprogramok a számla adatait automatikusan továbbítják a NAV Online Számla rendszerébe, így a hibás adat az adóhatósághoz is eljut.

Mindenki hibázik. Az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában az elküldött szövegekben átlagosan 1,2% volt a hibás karakter, pedig a résztvevők közben mondatonként átlagosan több mint két javítást végeztek. A szemmel történő ellenőrzés sem szűr ki mindent. A Nevadai Egyetem (Las Vegas) kísérletében 412 hallgató ellenőrzött olyan adatokat, amelyekbe a kutatók szándékosan hibákat csempésztek. A kettős rögzítés, amikor az adatokat kétszer viszik be, majd összevetik, jóval pontosabbnak bizonyult a szemrevételezésnél és a hangos felolvasásnál.

Őszintén szólva a tízujjas gépelés önmagában nem szünteti meg a hibákat: az Aalto Egyetem egy kisebb vizsgálatában a tízujjas gépelők nem hibáztak kevesebbet az autodidaktáknál. Az viszont segít, hogy ha a szemed nem a billentyűkön jár, a hibát rögtön észreveheted, és hogy az Ujjrend minden gyakorlat után megmutatja, melyik billentyűket kevered össze. A fontos számokat azért így is vesd össze az eredetivel.

Az adathiba nem elütésnek látszik, hanem helyes számnak.

IBAN, összegek és a numerikus billentyűzet

Az iroda tele van számokkal: adószámok, számla- és szerződésszámok, utalási közlemények, összegek, dátumok. Némelyikbe be van építve egy biztosíték. A magyar IBAN 28 karakter hosszú, és az országkód után két ellenőrző számjegy következik, amelyek alapján a program a legtöbb elírást kiszűri. Az összegnek nincs ilyen biztosítéka: az 1250 és az 1520 forint is érvényes összeg.

A magyar billentyűzeten a számjegyeket a számsorban Shift nélkül éred el, a 0 azonban a sor bal szélén van, a jobb végén pedig az ö, az ü és az ó. Hosszabb számsoroknál és táblázatoknál ezért kényelmesebb a numerikus billentyűzet. Az Ujjrendben külön leckéje van: a jobb mutatóujj a 4-esen, a középső ujj az 5-ösön (ezen kiemelkedést érzel), a gyűrűsujj a 6-oson áll, a 0-t a hüvelykujj, az Entert a kisujj üti. Ha numerikus billentyűzet nélküli laptopon dolgozol, a leckét kihagyhatod.

Hogy miért számít, hová nézel, azt jól mutatja egy kis kísérlet a walesi Swansea-i Egyetemről és a londoni University College-ból. Huszonkét résztvevő száz tizedes törtet vitt be egérkattintással egy infúziós pumpát utánzó, képernyőn megjelenített számbillentyűzeten. Összesen több mint négy percig nézték a billentyűket, és alig fél percig a kijelzőt, amely az eredményt mutatta. Egy fel-le gombos felületen, ahol a kijelzőt kellett figyelni, kevesebb mint feleannyi hiba maradt észrevétlen. A szerzők szerint ennek a kijelző figyelése csak az egyik lehetséges oka.

Ez nem tízujjas gépelésről szólt, de jól mutatja, mi történik, ha a szem a billentyűkön van, és nem az eredményen. Az Ujjrendben a számokat a tanfolyamon kívül is gyakorolhatod a „Számjegyek, dátumok és árak” gyakorlattal, és minden gyakorlat után látod a leglassabb billentyűidet és a leggyakoribb tévesztéseidet.

Az IBAN-nak vannak ellenőrző számjegyei. Az összeget csak te ellenőrizheted.

Telefon a fülön, kéz a billentyűzeten

A recepción, az ügyfélszolgálaton vagy a titkárságon gyakran hívás közben kell írni: név, szerződésszám, kérés, új időpont. Ha közben a billentyűket nézed, megosztod a figyelmedet a hívó, a képernyő és a billentyűzet között.

Az Aalto Egyetem kutatásában az autodidakták nagyjából kétszer annyi ideig nézték a billentyűzetet, mint a tízujjas gépelők. A szerzők hozzátették, hogy az autodidakták éppen azoknál a feladatoknál lehetnek hátrányban, ahol a képernyőt kell figyelni. Telefonálás közben ráadásul a hívóra is figyelned kell.

Az ESENER 2024 európai felmérésben a munkahelyek 56%-a a kockázatok között említette a nehéz ügyfelekkel, betegekkel vagy diákokkal való bánást is. A tízujjas gépelés nem csendesíti el a telefont. De ha a kezed tudja, hol vannak a betűk, több figyelmed marad a vonal másik végén lévő emberre.

Tipikus helyzetek, amikor ennek hasznát veszed:

• a kérés rögzítése, miközben a hívó még magyarázza,
• egy diktált név, cím vagy szám,
• szerződés keresése a rendszerben hívás közben,
• megjegyzés a hibajegyhez rögtön a hívás után, amíg minden friss.

A szem a képernyőn, a figyelem a hívón.

Szünetek és a munkahely a szabályok szerint

Magyarországon a képernyő előtti munkavégzést az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet szabályozza. Azokra a munkavállalókra vonatkozik, akik napi munkaidejükből legalább négy órán át rendszeresen képernyős eszközt használnak. A munkáltatónak úgy kell megszerveznie a munkát, hogy a folyamatos képernyő előtti munkavégzést óránként legalább tízperces szünetek szakítsák meg, és ezeket a szüneteket főszabályként nem lehet összevonni.

A rendelet a szemre is gondol. A munkáltatónak a foglalkozás-egészségügyi orvosnál szem- és látásvizsgálatot kell kezdeményeznie a képernyős munka megkezdése előtt, utána kétévente, valamint akkor, ha a képernyős munkával összefüggő látási panaszod van. Ha a vizsgálat szerint a képernyős munkához szemüvegre van szükséged, azt a munkáltatónak kell biztosítania, és a költségét nem háríthatja rád.

Az európai munkahelyeken a leggyakrabban jelzett két kockázat a mozgásszervekkel függ össze. Az EU-OSHA ESENER 2024 felmérésében, amely 30 ország több mint 41 000 munkahelyére terjedt ki, a hosszan tartó ülés (64%) megelőzte az ismétlődő kéz- vagy karmozgást (63%). A tízujjas gépírás megtanulása ezeket a kockázatokat nem szünteti meg, és egészségesebb hátat sem ígérünk. Az amerikai OSHA viszont azt javasolja, hogy számítógépes munkánál a fejed egyenesen és a törzseddel egy vonalban legyen. Aki gyakran lenéz a billentyűkre, éppen ebből a helyzetből mozdul ki.

A rendelet mellékletéből a gépelést leginkább ezek érintik:

• a billentyűzet legyen dönthető és a monitortól különálló,
• a billentyűzet előtt legyen elég hely a kéz és a csukló megtámasztására,
• a képernyőn a karakterek legyenek élesek és megfelelő méretűek, a kép pedig stabil, villódzás nélkül,
• az asztalon rugalmasan elférjen a monitor, a billentyűzet és az iratok, a laptartó pedig legyen állítható,
• igény esetén a munkáltatónak lábtámaszt, saroktámaszt vagy kartámaszt kell biztosítania.

Az Ujjrend-edzés is képernyő előtti munka. Ne a szünet helyett gyakorolj, hanem például a nap elején.

Mennyi időt takarítasz meg: tisztességes számítás

Nemzetközileg a gépelési sebességet általában szó/percben mérik, ahol egy szó öt karakter. Magyarországon a leütés/perc a szokásos, az Ujjrend mindkettőt mutatja. Az Aalto Egyetem nagy vizsgálatában közel 169 000 ember másolt mondatokat, és az átlag 52 szó/perc volt (kb. 260 leütés/perc). A leglassabb tized 26 szó/perc (kb. 130 leütés/perc) alatt, a leggyorsabb tized 78 szó/perc (kb. 390 leütés/perc) fölött gépelt.

Egy példa a szemléltetésre: ha naponta 1500 szót írsz, 30 szó/perc mellett (kb. 150 leütés/perc) a puszta gépelés 50 percet vesz igénybe, 40 szó/perc mellett (kb. 200 leütés/perc) 37 és fél percet. A napi 12 és fél perc különbség egy 20 munkanapos hónapban több mint négy óra. A saját számaidat beírhatod a „Miért az Ujjrend” oldal kalkulátorába.

A példához két őszinte megjegyzés tartozik. Saját szövegnél gondolkodsz is, ezért a gyorsabb ujjak előnye leginkább másolásnál és adatrögzítésnél mutatkozik meg. A tanfolyam pedig önmagában kevés: a nagy vizsgálatban azok, akik valaha tanfolyamon tanultak gépírást, átlagosan csak nagyjából 5 szó/perccel (kb. 25 leütés/perccel) gépeltek gyorsabban a többieknél. A különbséget a rendszeres edzés és a szokások adják.

Nem kell elhinned a becsléseinket. A szintfelmérő teszt megmutatja, honnan indulsz, az egy hét, két hét, egy hónap, fél év és egy év utáni ellenőrző tesztek pedig azt, hogy tartós-e a javulás. Az első hetekben lassabban mehet az írás, amíg a kezed megszokja az új helyeket.

A legpontosabb becslés a saját teszted a tanfolyam előtt és után.

Tanfolyam a munka mellett, tanúsítvány a végén

A tanfolyam hat modulban 30 leckéből áll: alapsor, felső sor, alsó sor, ékezetes betűk, nagybetűk és írásjelek, valamint számok és jelek. Egy lecke 5–8 percig tart, összesen nagyjából két és fél–négy óra. A tanfolyam után jön a napi edzés: 5, 10, 15 vagy 20 perc a gyenge billentyűidből, ismétlésből és egy választott szövegből.

A rövid, rendszeres gyakorlásnak van kutatási alapja. Egy klasszikus, 1978-as vizsgálatban postai dolgozók tanultak kódokat gépelni, és az a csoport tanult a leghatékonyabban, amelyik naponta egy órát gyakorolt, nem pedig az, amelyik naponta kétszer két órát. Ilyen rövid, öt-nyolc perces leckéket a tanulmány nem vizsgált. A rövid leckék a mi döntésünk ugyanezen elv alapján: inkább gyakrabban és rövidebben.

A tanfolyam végén háromperces záróvizsga vár. Utána tanúsítványt kapsz, amelyen szerepel a sebességed, a pontosságod és a hibaarányod. Kinyomtathatod vagy elmentheted PDF-ként, elküldheted az ellenőrző linkjét, vagy hozzáadhatod a LinkedIn-profilodhoz, ami jól jön, ha irodai állást keresel.

Ha nem szeretnéd, hogy a kollégáid megtaláljanak a nyilvános ranglistán, kikapcsolhatod a megjelenést. Ha bekapcsolva hagyod, akkor is csak a keresztneved vagy a beceneved és a városod látszik.

Naponta öt-nyolc perc a böngészőben, telepítés nélkül, tanúsítvánnyal a végén.